do_action hackathon:
una web en un día.
Evento colaborativo y benéfico en el que además de crear la web de asociaciones sin ánimo de lucro, impartimos formación sobre el uso de WordPress.
Resumen
Evento colaborativo en el que aunamos atraer a gente a la Comunidad de WordPress a través de la formación, con la celebración de un do_action hackathon.
do_action hackathon, simplemente es la forma que tiene la Comunidad de WordPress de llamar a un evento en el que se reúnen tanto miembros de la Comunidad como cualquiera que le apetezca participar, para planificar y crear el sitio web de unas organizaciones sin ánimo de lucro de ámbito local.
Se trata de ceder de manera altruista tu tiempo y conocimientos para conseguir mejorar la visibilidad y presencia digital de estas asociaciones, y así, ayudar a que sus proyectos tengan un mayor alcance.
Investigación
¿Qué necesitábamos saber?
Para analizar y comprender las características y peculiaridades del proyecto y del evento, nos reunimos con una mentora de este tipo de eventos que nos facilitó la Fundación. Nos habló de otros eventos que se habían realizado y compartió con nosotros la documentación utilizada.
La conclusión a la que llegamos fue que aunque había unas pautas generales, cada organización era libre de llevar a cabo el evento como mejor le pareciese.
Los puntos más importantes de un do_action hackathon son:
Definición
¿Qué necesitábamos resolver?
Desde un primer momento, quisimos entender tanto las necesidades, deseos y frustraciones de las asociaciones como de los participantes, para ofrecerles una experiencia satisfactoria de la que todos pudiesen sacar beneficio.
Por un lado, analizamos qué elementos eran necesarios para crear un sitio web, aspectos de logística y medios para desarrollar el evento.
Y por otro, definimos aspectos como los problemas que podrían surgir, a qué perfiles queríamos dirigir las acciones, los beneficios que obtendrían, y las ideas o soluciones para lograr esos beneficios.
Por último, analizamos aspectos positivos y negativos de otros hackathons para detectar qué elementos sería bueno incluir y cómo hacerlo, y cuáles evitar.
Decidimos centrar las propuestas tanto en cuestiones esenciales para poder realizar el evento, como en intentar que el objetivo de crear un sitio web fuese un trabajo útil y beneficioso. Por ello, establecimos los aspectos en los que debíamos sustentar las propuestas.
Además, gracias a la comparativa con otros hackathons detectamos los siguientes aspectos a mejorar:
“Si las asociaciones y los participantes del hackathon pudiesen contar con una buena organización y planificación del evento, obtendrían una mayor satisfacción con su participación”
Ideación
¿Cómo podemos organizar y planificar el evento para que sea satisfactorio para todos?
A través de un Brainstorming obtuvimos diferentes ideas o propuestas dirigidas a fomentar la participación y a ayudar a solventar las necesidades de asociaciones y participantes.
Taller de Iniciación a WordPress.
Realizar un taller previo al hackathon para atraer a perfiles no técnicos o sin experiencia, y formar a los representantes de las asociaciones.
Equipos equilibrados.
Crear equipos en base a roles para que estén cubiertas todas las tareas necesarias a la hora crear una web con personas con las habilidades y los conocimientos necesarios.
Planificación previa de la web.
Reflexionar sobre los deseos y necesidades del proyecto para obtener de las asociaciones toda la información y material necesarios para conformar su web.
Diseño
¿Qué hicimos?
En cuanto a logística y todos los elementos necesarios para hacer posible el evento, organizamos el Taller de Iniciación para que lo impartiese un profesional de reconocido prestigio, Fernando Tellado.
Gestionamos una colaboración con la Universidad para realizar tanto el taller como el hackathon en la Facultad de Ciencias Sociales y de la Comunicación, y así, darnos a conocer entre el alumnado.
Negociamos el patrocinio para conseguir alojamiento web gratis durante 3 meses para los participantes, y de 1 año para las asociaciones.
Y gracias a otro patrocinio, pudimos ofrecer gratis tanto refrigerios como la comida de ese día, a todos los participantes.
En cuanto al desarrollo del evento, definimos los siguientes roles para seleccionar en el formulario de inscripción:
Con los inscritos creamos los equipos lo más equilibradamente posible. Y ofrecimos la posibilidad de participar como observador a la gente que participó en el taller, para que vieran los conocimientos impartidos aplicados a un caso real.
Para facilitar el entendimiento y la planificación con las asociaciones, diseñé una guía para ayudarles a comprender el proceso de definición e ideación de una web.
De modo, que el día del hackathon, los equipos tuviesen claro los deseos y necesidades de cada proyecto y el material necesario para solventarlo.
Además, establecimos varias fechas de control y evaluación para comprobar el trabajo realizado por las asociaciones y poder consultar dudas.
Prototipado y testeo
¿Qué hicimos después?
Al día siguiente, se creó un equipo de trabajo en el que analizar el evento. Nos permitió contrastar la experiencia con participantes para detectar posibilidades de mejora y de replicarlo en otros lugares.
Y por último, se revisaron los sitios web para comprobar que todo funcionase bien, retocamos algún pequeño detalle que no había dado tiempo de acabar el día del evento.
Y se le envió a las asociaciones una guía explicativa de los elementos y páginas que conformaban su nuevo sitio web.
Cómo realizar algunas acciones básicas, por ejemplo, incluir entradas en el blog o trabajos en el portfolio. De un modo muy sencillo añadiendo capturas de pantalla para facilitar su comprensión.
Divulgación
¿Quieres ayudar a crear la web de una asociación benéfica?
Inscripción
WordPress en Acción: taller de Iniciación y Do_action
Manual para las asociaciones
Aprendizaje
¿Qué aprendimos con esta experiencia?
El evento realmente fue un éxito en cuanto a la valoración por parte de los participantes. Todos coincidían en lo enriquecedora que había sido la experiencia de trabajar con otros profesionales distintos a con los que solían colaborar.
También recibimos felicitaciones por el trabajo previo de planificación de las webs y la documentación proporcionada a los equipos.
Las asociaciones quedaron encantadas con el resultado obtenido en tan poco tiempo, con la formación recibida, y con ganas de aprender más para gestionar ellos mismos todo lo relacionado con sus webs.
¿Qué podemos mejorar?
Gracias a las valoraciones de los participantes y a la observación del transcurso del evento, comprobamos algunos aspectos a mejorar.
Primero, hubo una gran diferencia a la hora de afrontar los proyectos por cada equipo, debido al grado de implicación de cada asociación.
Mientras una participó en el taller de iniciación, realizó todo el trabajo previo que se le encomendó, y se veía preocupada por colaborar con el equipo. Con la otra asociación, pasó totalmente lo contrario.
Lo que supuso una mayor carga de trabajo para el equipo, no sacarle el máximo partido al sitio web, y que seguramente, no se haya actualizado o mejorado desde ese día.
Y segundo, al principio de la jornada, los directores de proyectos estaban algo preocupados y perdidos porque no tenían la información necesaria para enfrentarse a sus proyectos.
Por todo ello, este año, realizaremos las siguientes mejoras:
Llamada a asociaciones
Para evitar que las asociaciones no se involucren con el proyecto, vamos a realizar una llamada para que se presenten aquellas asociaciones que realmente deseen y necesiten una web.
Involucrar a los directores
Para ayudar a los directores a llegar el día del hackathon con las ideas claras y con toda la información necesaria sobre el proyecto, realizaremos con ellos una reunión previa.
Mails participantes
Facilitaremos los mails de los participantes a los a los directores para que puedan dar acceso a los miembros del equipo al sitio web.
Además, sería bueno poder tener algún canal de Slack o medio de comunicarse entre los miembros del equipo.
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